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審計報告 時間:2017-12-08 我要投稿

  關于供應部20XX年度采購與付款情況的審計報告

  總經理:

  根據20XX年度審計計劃和審計委員會安排,自20XX年4月15日至20XX年5月10日,我們審計組對供應部20XX年度采購與付款情況進行了審計。審計過程中得到了被審計部門的積極支持和配合,工作進展順利。審計工作已經結束,現將審計情況報告如下:

  一、 基本情況

  為了加強對公司物資采購與付款業務的內部控制,規范采購與付款行為,防范采購與付款過程中的差錯和舞弊,公司根據《企業內部控制規范》以及國家有關法律法規,結合公司的實際情況,制定了《采購與付款內部控制制度》。

  物資采購流程分兩大類,一類是生產物料采購,一類是五金物料采購。生產物料的采購,每月11日前生產部根據營銷中心銷售預算情況編制需料計劃,供應部在5個工作日內根據需料計劃經過詢價后編制訂貨計劃,報物管部審核總經理批準后與客戶簽訂采購合同;而五金物料的采購,則由使用部門自行填寫申購單,倉庫核實庫存量及采購量后,由供應部詢價,報物管部審核總經理批準后與客戶簽訂采購合同,某些零散的五金備件直接采購。在允許的情況下采用不少于3家以上供應商以資質及詢價篩選的方式,在合格供方中比價擇優采購,而貨比3家的先后依據是:質量、送貨時間(是否符合我司生產需求)、付款方式、價格。一般情況下,符合資質的供方先將樣板送來,待公司檢驗合格后,將其確認為可比可選的對象。公司開發供應商的途徑有多種,以上網查詢搜索或由供應商同行介紹為多。所選擇

  的供應商必須按商品的類別提供相應的證照復印本,如原料(主料)需有營業執照、藥品生產許可證、藥品GMP證書、藥品注冊證;輔料需有營業執照、藥品生產許可證、藥品注冊證;中藥材需有營業執照、藥品經營許可證、GSP證書,且購入的產地保持相對的穩定;進口商品遵守《進品商品管理辦法》提供進口商品注冊證、進口藥材批件、進品藥品檢驗報告書。為確保所采購的商品符合標準,質管部每年底對供應商進行考核評估、更新,并存檔。

  供應部在與客戶簽訂采購合同時,都明確采購物資的品名、規格、質量執行標準、數量、價格、交貨日期、運輸方式、付款方式、違約責任等要素,并由授權人員代表簽訂。

  供方按照合同規定的交貨日期將貨物送達公司倉庫,倉管員根據訂貨計劃簽收貨物,數量差異允許在5%-10%之間,但這種差異合同上沒有明確說明,若差異較大,需請示領導。貨物簽收完畢后,倉管員及時報檢,在收到檢驗室及質管部出具的驗收報告單后,便將該批貨物入賬,若不合格,則通知供應部,一般情況下,供方選擇換貨。

  倉庫存放的物料都是分門別類的,部分貴重的藥材放在加鎖的地方,并限制人員接近。

  貨物驗收后,供方提供合法票據給我司,供應部人員復核票據上的內容與采購合同、驗收單上的是否一致,并根據合同上的付款要求填寫付款申請單交送財務部。財務部優先考慮用銀行承兌匯票付款,并對資金計劃、合同約定的付款條件進行嚴格審核,經總經理批準,由出納辦理相關貨款結算。

  公司09年的存貨周轉率為4.71次,比08年的4.11次有明顯提高。09年全年采購額約18,897.65萬元,共耗用19,023.10萬元。

  二、 審計內容

  本次審計采取了抽查的方式進行。

  (1) 隨意抽查一個月的訂貨計劃書, 檢查其是否符合當期的采購政策。原材料的訂貨計劃是否根據當期的需料計劃實施, 是否按管理制度及權限規定要求辦理審批手續, 是否按預先編號、保管訂貨計劃。

  (2) 分析比較需料計劃、庫存量及訂貨計劃, 檢查其是否進行合理安排。

  (3) 檢查原材料的采購價格是否經過市場調查、比較、審批程序決定。

  (4) 檢查采購合同條款是否充分,有無損害公司利益,是否有指定人員審核,是否交財務部存檔,合同專用章是否經過適當審批。

  (5) 檢查是否按需料計劃申請訂貨計劃,跟蹤其實施過程,檢查其采購價格、供應商及審批情況,比較當期實際生產及庫存狀況。

  (6) 審核供應商的發票與訂貨計劃、采購合同、入庫單的名稱、單價、數量是否一致。

  (7) 檢查是否存在超收,超收標準的規定;分析超收原料的價格與數量是否經濟、是否合理。

  (8) 查閱詢價是否有書面記錄并存檔,是否作為訂貨計劃審核的依據。

  (9) 查閱供應商的檔案是否健全并定期更新;是否定期對供應商進行考評、且考評指標是否合理,查閱近期的供應商評價表,查看是否存在大量得分較低的供應商。

  (10)查閱公司是否有關于采購批準額度的權限規定。

  (11)查閱公司的質量原因造成退貨的標準及其執行情況,查閱退貨的“出庫單”,檢查其是否按規定辦理審批手續,退貨是否充分、及時,供應商是否簽字;退貨是否符合質管部的建議,退貨時是否有質管和財務核查。

  三、 審計結果

  (1) 訂貨計劃符合當期的采購政策,原材料的訂貨計劃都是根據當期的需料計劃實施,且每份需料計劃都經過生產部部長復核,訂貨計劃則由總經理審批,方能與供方簽訂采購合同。供應部將每月的需料計劃、訂貨計劃歸檔。

  (2) 原材料的采購價格均經過市場調查,貨比3家,但部分原材料的供應商只有一家符合我司資質要求,最后由領導審批。

  (3) 采購合同條款充分,無損害公司利益,并指定授權人員代表簽訂,保管合同專用章,合同簽訂后交財務存檔,以便審核、付款。 (4) 一般情況下,訂貨計劃應與生產部的需料計劃一致,但實際的采購過程中,訂貨計劃中的品種、數量要比生產需料計劃多,是因為供應部考慮某品種庫存不多,而且日常耗用量比較大,供方也亦將漲價,為降低采購成本,供應部在沒有需料計劃的前提下,自行申購,并由領導審批。

  (5) 供應商提供合法的票據,發票上的內容與倉庫收料單上的一致,由于存在超收或少收,所以發票上的數量與采購合同存在一定的差異。

  (6) 公司允許按合同數量的5%-10%的差異標準來簽收貨物,若在這范圍內都是經濟的、合理的,但要是超標,需經領導同意才能簽收。而引起這差異的兩個主要原因是雙方的秤、電子磅存在差異和運輸車輛空間問題。

  (7) 詢價均有書面記錄并存檔,是作為編制、審核訂貨計劃的依據。 (8) 供應商檔案健全,按采購類別的不同,供應商所提供的有效證照復印本亦不同,每新增一家供應商都配有一套完整的質量體系評估報告,并每年底對供應商進行一次復評,定期更新。

  (9) 公司沒有明確的關于采購額度的權限規定,但每張訂貨計劃都有總經理批準,合同的簽訂由采購管理員負責。

  (10)公司檢驗室根據國家規定的標準及有關質量要求對所有采購的原材料、包裝物進行檢驗,并在限期內出具檢驗報告,若有不合格品,憑檢驗報告單通知供方退貨或換貨。在退貨時,質管部與供應部人員在旁核查,但不經財務部。

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