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事務文書

事務文書是機關、團體、企事業單位在處理日常事務時用來溝通信息、安排工作、總結得失、研究問題的實用文體,是應用寫作的重要組成部分。由于這類管理類文體處理的日常事務亦為公務,所以事務文書屬于廣義的公文范疇。它與狹義公文(黨政機關公文15種)的區別在于:一是無統一規定的文本格式;二是不能單獨作為文件發文,需要時只能作為公文的附件行文;三是必要時它可公開面向社會,或提供新聞線索(如簡報)或通過傳媒宣傳(如經驗性總結、調查報告等)。

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1 簡報寫作

簡報是機關、團體、企事業單位內部,或者是某項中心工作、某次重要會議中用的溝通信息、交流經驗、反映情況、匯報工作的期刊式文字載體。其特點是文字短、內容新、反應快、形式活。

一、簡報的類別

簡報的名稱很多,常見的有《××簡報》、《××簡訊》、《××信息》、《××動態》、《××通報》、《××通訊》及《內部參考》、《情況反映》等。 從不同角度對簡報有不同的分類,按內容來分,可分三種。

1、綜合簡報

它全面、綜合反映編發單位工作進展、思想動態、成績缺點等概況。綜合簡報多常年定期編發,例某高校黨委、校長辦公室編《××工作動態》。

2、中心工作簡報

它主要是為配合、推動當前某項中心工作,掌握思想動態、交流推廣經驗而編發。中心工作簡報多在一定時期內不定期制發。例某市委路線教育工作領導小組編發《路教工作簡報》。 3、會議簡報

它報道會議概況,反映會議交流經驗和探討的問題,傳達和貫徹會議精神和決議。會議簡報用于大中型會議,視會期長短及規模在會議期間可只編發一期或多期。例某校學代會秘書組編發的《××學代會簡報》。

簡報的編寫 (一)報頭

簡報首頁上端1/3處由分割線將報頭與文稿部分分開,報頭由以下四個必備要素構成:①、簡報名稱,一般套紅、居中、字體稍大印刷;②、期數,印于簡報名稱正下方;③、編印機關,一般為制發簡報單位的辦公部門或中心工作領導小組及會議的秘書處(組),要求用全稱或規范化簡稱印于分割線左上方;④、編印日期,印于分割線右上方,要求年月日齊全。除以上四個要素,視簡報內容,保密要求,還可以增加簡報編號、密級(或使用范圍和要求)等要素。

(二)文稿

根據文體性質和文稿來源,簡報的體式可分四種:一是報道體,它及時、簡明、準確地敘述、報告部門、行業、系統、領域內最新發生的新情況、新動態。其文體十分類似動態消息、動態信息;二是匯篇體,這是在眾多稿源基礎上剪輯而成的類似綜合消息的簡報文體,其信息量大面廣,能做到點面結合反映全局性情況;三是總結體,其文章即一般意義的總結,但內容有典型性有推廣價值,編入簡報能發揮其指導一般的作用;四是轉引體,即將他單位有參考借鑒意義的材料完整地或篇段地摘編轉引。

1、按語

按語是代簡報編制機關立言,是對文稿及使用作出說明、評價,如說明材料來源、轉引目的、轉發范圍,表明對簡報內容的傾向性意見及表示對所提問題引起討論研究的希望等等。按語的位置在報頭下,標題前。它視需要而使用,并非每篇必有。一般在轉引體、總結體及重要的報道體、匯篇體簡報文章前才配用按語。

按語可分三種類型:一是題解性按語,它類似前言,主要對文稿產生過程、作者情況、主體內容作簡要介紹;二是提示性按語,它側重于對簡報內容的理解揭示或是針對當前實踐應注意事項的提醒;三是批示性按語,它往往援引領導人原話或上級機關指示結合簡報內容對實際工作提出批示性意見。

2、標題

根據簡報的體式,標題也有不同寫法。動態性較強的內容多采用單行式新聞標題,簡短明快地交待事實、揭示中心,在總結體簡報和其他體式簡報中,一般使用文章化標題。

3、目錄

簡報文稿通常是一期一篇,根據需要也可以是一期為一組性質接近的文章。如是一組文章,則須在報頭下設計“目錄”一欄,將各篇文章標題先印于此,然后依次刊出每篇文章。

4、正文

因體式各異,簡報正文格式相去甚遠。報道體、匯篇體類消息結構往往前有導語,后有主體、背景等;總結體可完整地將“總結”刊于簡報;轉引體則因所引文章不同,正文或可能是片斷章節,也可能是整篇文稿。

(三)報尾

在簡報末頁下1/3處用分割線與文稿部分分開,分割線下與之平行的另一橫線間內標本期簡報的“報、送、發”單位名稱,右側注明本期印數。

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2 計劃總結

一、計劃的寫作

計劃是單位或個人對未來一定時間內要做的工作從目標、任務、要求到措施預先作出設計安排的事務性文書。

(一)計劃的種類

從性質、內容、時間等角度可劃分出不同種類的計劃。從形式分有以下三種:文件式計劃,分目標、要求、措施、步驟等環節,寫作嚴謹具體,內容重大并有一定篇幅;條文式計劃,以列出任務為主,較少涉及措施、步驟等;表格式計劃,通常用于項目較多又具共性的內容,有時輔之適當文字說明,使計劃簡潔明了。

計劃是個統稱,像規劃、綱要、設想、打算、要點、方案、意見、安排等都是根據計劃目標遠近、時間長短、內容詳略等差異而確定的名稱。

規劃 是一種時間跨度長(三年以上),范圍廣,內容較為概括的計劃。例:《××市城市建設總體規劃》。

綱要 和規劃相同,它們都是各級領導機關根據戰略方針,為實現總體目標對某個地區或某一事項作出長遠部署。不同的是綱要比規劃更為原則和概括,一般只對工作方向、目標提出綱領式要求和指導性措施。例:《××市2000年經濟發展綱要》。

設想 是一種粗線條的、初步的、預備性的非正式計劃。相對來講,其適用時限較長。例:《××市拓展就業安置門路的設想》。

打算 也是一種粗線條的、其想法不太成熟的非正式計劃。相對設想,它的內容范圍不大且考慮要做的。例《××學校爭創文明校園的打算》。

要點 是將計劃的主要內容擇要摘編,使之簡明突出,它適用于時間相對較短的計劃。例:《××局19××年工作要點》。

方案 從目的、要求、方式、方法、進度等都部署具體周密有很強可操作性的計劃。方案一般適合專項性工作,其實施往往須經上級批準。例:《××市住房分配制度改革實施方案》。

意見 屬粗線條計劃,它適用于上級向下級布置工作任務并提供基本的思路、方法,交待政策,提出要求等。例:《××公司關于下屬企業19××年扭虧增盈全面提高經濟效益的意見》。

安排 是短期內要做的,且范圍不大、內容單一、布置具體的一類計劃。例:《××系第×周工作安排》。

(二)計劃的寫法

1、標題 計劃標題一般由四個部分組成:計劃的制訂單位名稱、適用時間、內容性質及計劃名稱。視計劃文本的成熟程度,有可能出現第五個部分,即在標題尾部加括號注明:草案、初稿、征求意見稿、送審稿等。如《××市19××年再就業工程實施方案(討論稿)》。

2、引言 計劃通常有一個“前言”段落,主要點明制訂計劃的指導思想和對基本情況的說明分析。前言文字力求簡明,以講清制訂本計劃的必要性、執行計劃的可行性為要,應力戒套話、空話。

3、主體 如果說引言回答了“為什么做”的問題,那么主體要回答“做什么”、“怎么做”、“何時做”等問題。

目標與任務 首先要明確指出總目標和基本任務,隨后應根據實際內容進一步詳細、具體地寫出任務的數量、質量指標。必要時再將各項指標定質、定量分解,以求讓總目標、總任務具體化、明確化。

辦法與措施 以什么方法,用什么措施確保完成任務實現目標,這是有關計劃可操作性的關鍵一環。所謂有辦法、有措施就是對完成計劃須動員哪些力量,創造哪些條件,排除哪些困難,采取哪些手段,通過哪些途徑等心中有數。這既需要熟悉實際工作,又需要有預見性,而關鍵在于有實事求是的精神。唯有這般,制訂的措施、辦法才是具體的,切實可行的。

時限與步驟 工作有先后、主次、緩急之分,進程又有一定的階段性,為此在計劃中針對具體情況應事先規劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人。這樣才能職責明確、操作有序,執行無誤。

4、落款 在正文右下方署名署時即可。

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